Zo pak je communicatie aan in een implementatieproject

Geen implementatie is hetzelfde. Toch lopen veel projecten tegen vergelijkbare uitdagingen aan. Denk aan een strakke planning, waardoor de druk op de organisatie toeneemt. Of de impact van de verandering: medewerkers moeten anders gaan werken, met nieuwe systemen of andere processen. En daar ligt jouw rol als communicatieadviseur: verbinding maken tussen project en praktijk en zorgen dat medewerkers op het juiste moment op de juiste manier betrokken worden. 

Meedoen in plaats van aanhaken

Om je rol als communicatieadviseur goed te kunnen vervullen, is het cruciaal dat je tijdig én op de juiste plekken betrokken bent. Claim daarom bij de start een duidelijke positie in het project.

• Lid van relevante werkgroepen/teams: wees onderdeel van werkgroepen of teams die verantwoordelijk zijn voor de onderwerpen waarvoor de meeste communicatie nodig is. Je kunt dan tijdig vanuit jouw expertise adviseren én bent goed op de hoogte van de inhoud, wat helpt bij het uitwerken van de communicatie.
• Een kort lijntje met de projectleiding: zeker bij complexe en hectische projecten waar planningen continu wijzigen en de scope regelmatig verandert, is dit onmisbaar. Projectleiding heeft zicht op het bredere plaatje, waar jij de communicatie aan kunt toetsen. Andersom kun jij signaleren waar extra aandacht en communicatie voor nodig is en daarover adviseren.
• Structureel overleg met een communicatie-collega: samen sparren is enorm waardevol. Bespreekt met elkaar wat er speelt, deel inzichten en stem boodschappen af. Voor externe adviseurs heeft dit nog een extra meerwaarde: jij brengt de projectdynamiek in, de interne collega kent de organisatie en haar gevoeligheden. Zo benut je elkaars kennis en versterk je de communicatieaanpak.
• Ga het gesprek aan binnen de organisatie: spreek met sleutelfiguren in de organisatie om te horen wat er leeft, waar zorgen of vragen zitten en welke onderwerpen aandacht nodig hebben. Zo krijg je waardevolle input voor je communicatie, zodat je kunt aansluiten bij de dagelijkse praktijk en wat er speelt. Spreek met medewerkers uit verschillende teams en lagen van de organisatie, zodat je vanuit verschillende perspectieven input krijgt.

Aan de slag: inzicht in het project

Begin met een verkenning van het project: wat houdt het in, wat zijn de mijlpalen, hoe ziet de planning eruit? Maar ook: wat levert het project straks op, welke medewerkers raakt het en op welke manier: wat betekent dit project (en de daarbij horende veranderingen) concreet voor hen?

In je communicatieplan benoem je onder andere de doelen, boodschap en de middelen. Ook neem je de projectplanning en -mijlpalen hierin mee. Zorg in je plan voor flexibiliteit: projectplanningen veranderen namelijk vaak. Maak er een dynamisch plan van, dat je kunt aanpassen als dat nodig is. Knip de communicatieaanpak bijvoorbeeld op in fases. Werk elke fase hoog-over uit, op basis van de projectmijlpalen. Als deze mijlpalen opschuiven, pas je de communicatieplanning daarop aan. Dit kan bijvoorbeeld via een contentkalender, die je continu bijwerkt. 

Het eerlijke verhaal, op het juiste moment

Zorg dat je helder hebt wat het project oplost of verbetert. Dat is de boodschap die je wil brengen. Heb ook oog voor de andere kant: de verandering zal niet alleen positief zijn, het kan bij medewerkers ook zorgen voor extra werkdruk, spanning en onzekerheid. Door het eerlijke verhaal te delen, voelen medewerkers zich gezien en gehoord.

Communiceer over wat je weet, maar ook over wat je (nog) niet weet. Het is niet erg om aan te geven dat bepaalde zaken nog niet duidelijk zijn. Of dat bepaalde antwoorden later komen. Daarmee laat je zien dat je de behoefte van de medewerker kent en daar aandacht voor hebt.

Het project en de organisatie hebben beide een andere focus: waar projectmedewerkers al vroeg betrokken zijn, zijn medewerkers in de organisatie er nog niet mee bezig. Zolang het hun dagelijks werk nog niet raakt, is het voor hun nog abstract, iets voor later. Houd daar in de communicatie rekening mee: overspoel de organisatie niet te vroeg met informatie, maar bouw het op. Zorg dat medewerkers op het juiste moment weten wat er van hen wordt verwacht.

Van project naar organisatie

Een project heeft een kop en een staart, maar het resultaat (zoals een nieuw systeem) is blijvend. Denk daarom op tijd na over hoe de communicatie na afloop van het project wordt geborgd in de organisatie. Wie pakt het communicatiestokje over als het project is afgelopen en wat is daarvoor nodig? Ben je als externe adviseur aangesloten, zorg dan dat je het communicatieteam tijdig en goed bij deze stap betrekt. Zet het op de agenda en breng in kaart welke communicatie er straks nodig is.

Bestaande én nieuwe communicatiepaden

Maak gebruik van de communicatiemiddelen en -kanalen die binnen je organisatie al gebruikt worden. Zo sluit je aan bij wat er al is en wat medewerkers gewend zijn, zonder zelf het wiel te hoeven uitvinden. Een omvangrijk project kan echter ook een uitgelezen moment zijn om andere communicatiepaden te bewandelen, juist vanwege de grootte en tijdigheid van het project. Denk aan een nieuw kanaal om medewerkers te bereiken, of een nieuwe werkvorm om input op te halen. Wat goed werkt, kun je later ook voor andere projecten inzetten.

Tot slot

Een implementatieproject lijkt een technisch verhaal, maar draait uiteindelijk om mensen. Mensen die met een nieuw systeem moeten leren werken of voor wie werkwijzen en processen gaan veranderen. En dáár maak je als communicatieadviseur het verschil. Door het juiste verhaal, op het juiste moment, op de juiste manier te delen met de medewerkers die het raakt.